업무 자동화는 도구보다 문제에서 시작한다

10월 6일과 7일, LG유플러스에서 이틀간 Microsoft Power Automate 업무 자동화 교육을 진행했다.

요즘 교육을 준비할 때마다 자주 떠올리는 질문이 있다.

우리는 왜 Power Automate를 배울까?

Power Automate의 기능을 많이 아는 것이 목적은 아닐 것이다. 결국 자신의 업무에서 문제를 발견하고, 그 문제를 더 나은 방식으로 풀기 위해 도구를 배운다.

그래서 교육 자료를 만들 때 실제 기업 사례를 자주 찾아보려고 한다. 그 기업에는 어떤 문제가 있었는지, 기존 방식으로는 왜 해결하기 어려웠는지, 자동화한 뒤 무엇이 달라졌는지를 살펴본다.

폴란드의 Laris Hotels도 그런 사례 중 하나다. 이 회사가 사용하던 호텔 관리 시스템에서는 여러 호텔의 예약 데이터를 한꺼번에 모아 볼 수 없었다. 직원이 호텔별 Excel 파일을 내려받아 직접 합쳐야 했고, 몇 시간이 걸리는 이 작업은 일주일에 한 번만 진행할 수 있었다.

Laris Hotels는 Power Automate Desktop으로 데이터를 매일 수집해 SharePoint에 저장하고, Power BI에서 보고서로 활용할 수 있게 했다. 기존 시스템을 바로 바꾸기 어려운 상황에서 자동화로 필요한 데이터를 가져오는 방법을 찾은 것이다.

이번 LG유플러스 교육에서도 이와 비슷한 흐름으로 실습을 구성했다.

교육생들과 웹 페이지에서 데이터를 내려받는 과정을 자동화했다. 이어서 실제 업무 데이터를 조건에 따라 분류하고, 그 결과를 Outlook으로 공유하는 과정까지 하나로 연결했다.

각 기능을 따로 배울 수도 있다. 하지만 하나의 업무 흐름으로 이어 보면 자동화가 실제 업무에서 어떻게 쓰이는지 조금 더 쉽게 보인다.

교육을 마치고 나니 다시 생각하게 되는 부분도 있었다.

Power Automate를 사용하는 방법을 배웠다고 해서 자신의 업무에서 무엇을 자동화할지 바로 떠오르는 것은 아니다. 도구를 배우는 일과 실제 업무의 문제를 찾는 일은 서로 다른 문제에 가깝다.

이 둘 사이의 간극을 어떻게 좁힐 수 있을까?

이것이 앞으로 교육을 만들면서 더 고민해 보고 싶은 부분이다. 제품 사용법을 알려 주는 데서 끝나지 않고, 교육생이 자신의 업무를 들여다보면서 자동화할 기회를 직접 찾을 수 있도록 돕고 싶다. 그리고 교육이 끝난 뒤 실제 업무에 작은 자동화 하나라도 적용해 볼 수 있었으면 한다.

아직 이 간극을 좁힐 좋은 답을 찾은 것은 아니다. 하지만 적어도 업무 자동화는 사용하고 싶은 도구가 아니라, 해결하고 싶은 문제에서 시작해야 한다고 생각한다.

이틀간 함께해 주신 LG유플러스 교육생과 관계자 여러분, 그리고 교육을 함께 준비하고 운영해 주신 팀스파르타 관계자분들께 감사드린다.